2013/40929 - Arşiv Yönetim Sistemi (days) Yazılımı Ve Personel Hizmeti Alınacaktır

• Yüklenici; dokümanın dijital ortama aktarılması sırasında insan hatasını minimize edecek aşağıdaki teknik özellikleri verilen makine ve ekipmanlar "en az veya dengi özelliklerde" olacaktır. Makine ve ekipmanların yüklenicinin öz malı olma şartı aranmayacaktır.
• Arşiv evrakının yapısı, miktarı ve işin süresi dikkate alındığında ikinci bir taramaya ihtiyaç duyulmamalıdır. Bu sebeple, Yüklenici tarafından, kullanılan bütün donanımların bakımları düzenli olarak yapılmalı, tarama sayısına göre tarayıcıların değişmesi gereken parçaları takip edilmeli ve zamanında gerekli parça değişimleri yapılmalıdır.
• Tarayıcıların pelür, karton veya yıpranmış dokümanlara zarar vermemesi için düz geçişli tarayıcılar tercih edilmeli, U veya C dönüşlü tarayıcılar kullanılmayacaktır. Pelür gibi ince dokümanların tarama sırasında herhangi bir nedenle hasar görme riskini azaltmak amacıyla tarama hızı 75 ppm i geçmemelidir.
• A3 ten daha büyük paftaların taranmasında bu tür dokümanlar için geliştirilmiş, uzun dokümanların tarandığı A0 pafta tarayıcılar kullanılacaktır.
• A3 den büyük ciltli belgelerin taranmasında ciltli belgelerin taranması için üretilmiş beşikli kitap tarayıcılar kullanılacaktır.
• Ciltli ve defter formundaki belgelerde belge özelliklerinin korunabilmesi için kitap tarayıcılar ile yapılmalıdır.
• Yüklenici, sayısallaştırılacak arşiv malzemelerinin niteliğine ve boyutuna uygun olarak ve evraka zarar vermeyecek, en iyi sayısallaştırma kalitesini sağlayacak şekilde uygun tarayıcılar (otomatik beslemeli, yataklı, ciltli belge veya pafta tarayıcı v.b.) kullanacaktır.
• Tarayıcılar; Ultrasonik çift geçiş algılama sensörüne sahip olacaktır.
• Tarayıcılar; kağıt boyutunu otomatik algılayacak, eğik taranmış dokümanların eğikliğini giderecektir.
• Tarayıcı; ters konulmuş dokümanların yönünü otomatik olarak düzeltecektir.
• Bilgi kaybını önlemek için tarayıcı tek geçişte çift yönlü taramaya açık tutulacak, ancak boş sayfaları otomatik olarak silebilecektir.
• Tarayıcılar; silik veya çok koyu dokümanları otomatik olarak algılayacak ve görüntü kalitesini arttıracak gelişmiş görüntü işleme yazılımına sahip olacaktır.
• Kullanılacak sayısallaştırma süreç uygulaması yazılımı tarama, otomatik, görüntü iyileştirme, görüntü kontrolü, OCR, otomatik indeksleme/doğrulama, onaylama gibi adımları içeren süreci destekleyecek ve uygulama içinde manüel dosya saklama v.b. hataya sebep olacak çalışma olmayacaktır.
• Doküman Tarayıcı (otomatik besleme): En az 2 adet A3 boyutunda dokümanları tarayabilen ve yatay A4’ü tek yüzlü ve renkli olarak 300DPI da 90 PPM hızında tarayabilen, donanımla görüntü iyileştirme teknolojisini kullanabilen/yapabilen, minimum 200 sayfa besleme yapabilen, günlük minimum 30.000 sayfa tarama kapasitesi, ultrasonik sensöre ve otomatik kağıt boyu algılama sensörüne sahip olacak, tarayıcının sürekli formları tarayabilme özelliği olacaktır.
• Doküman Tarayıcı (düz yatak tarama): En az 1 adet A3 boyutunda dokümanları otomatik besleme ünitesi yanında düz yatak tarayabilen ve yatay A4 tek yüzlü ve renkli olarak 200DPI da 90 PPM hızında tarayabilen, donanımla görüntü iyileştirme teknolojisini kullanabilen/yapabilen, minimum 200 sayfa besleme yapabilen, günlük minimum 30.000 sayfa tarama kapasitesi, ultrasonik sensöre ve kağıt boyu algılama sensörüne sahip olan tarayıcılar veya muadilleri kullanılacaktır. Bu tarayıcı veya benzeri işin bitiminden itibaren garanti süresinin bitimine kadar idarinin güncelleme ve düzeltme ihtiyacını karşılamak üzere işler halde kurumda bırakılacaktır.
• Ciltli Belge Tarayıcı: Hizmet esnasında en az 1 adet a1 boyutunda ciltli kayıt defterlerini taramak üzere kitap tarayıcı kullanılacaktır.
• Pafta Tarayıcı: Dosyalar içindeki paftaların taranması için en az 1 adet pafta tarayıcı kullanılacaktır. Kullanılacak pafta tarayıcı renkli tarama yapabilecektir.
• Firmalar; söz konusu tarayıcıya ait teknik özelliklerini içeren doküman ve broşürleri Türkçe ve/veya yabancı dilde Türkçe'ye çevrilmiş olarak işe başlamadan önce İdareye sunacaktır.

İstekliler ISO 9001:2008 standardına göre alınmış Kalite Yönetim Sistem Belgesini sunacaklardır.

Kamu ve/veya özel sektörlere yapılmış olan tek sözleşmeye dayalı,

a) Doküman, belge veya çıktıları tarayıcıdan geçirerek sayısal kopyasını üretmek ve elektronik ortamda kayıt altına almak,

b) Kendi geliştirdiği uygulama yazılımını kullanarak doküman, belge veya çıktı içeriğindeki bilgilerin veri girişini yapmak ve elektronik ortamda kayıt altına almak,

c) Doküman evrak ve arşiv yönetim sistemlerinin  çalışmasını sağlayacak yazılım veya donanımların tedarik ve kurulumlarının yapılması,

d) Bilişim sistemi temini ve kurulumu hizmetleri,

e)  A3, A4, A5 vb. boyutlarda belgelerin taranması ve sayısallaştırılması,

f) Defter, kitap vb. ciltli belgelerin taranması ve sayısallaştırılması,

g) Pafta, projeler vb. uzun belgelerin taranması ve sayısallaştırılması,

h) Doküman arşiv sistemi kurma ve Kurumdaki sistemlerle entegre etme işleri.

Yukarıda sayılan belgelerden herhangi bir tanesinin sunulması benzer iş olarak kabul edilmesinde yeterli olacaktır.