23’üncü Balkan Askeri Tıp Komitesi Kongresi Ve 43’üncü Kongre Sonrası Değerlendirme Toplantısı Organizasyon Hizmet Alımı

İşin Adı : 23’üncü Balkan Askeri Tıp Komitesi Kongresi ve 43’üncü Kongre Sonrası Değerlendirme Toplantısı Organizasyon Hizmet Alımı

İhale Usulü : DOĞRUDAN TEMİN

İdare Adı : TSK SIHHİYE İKMAL BAKIM MERKEZİ KOMUTANLIĞI

Adres : TSK SIHHİYE İKMAL BAKIM MERKEZİ KOMUTANLIĞI 06930 ETİMESGUT/ANKARA

Telefon : +903122431190

Faks : +903122443276

Elektronik Posta Adresi : sihhiyeikmal@hotmail.com

Malın Niteliği ve Türü : Hizmet Alımı

Malın Miktarı : 1 KALEM

Mal Teslim Yeri : LARA/ANTALYA

Mal Teslim Tarihi: 11-16 Mayıs 2018

İhale Yeri : TSK SHH.İKM.VE BKM.MRK.K.LIĞI

İhale Tarihi : 13.3.2018 11:00:00

İhale İlanı Metni

1.    TEKLİFLER  13 MART 2018 SALI GÜNÜ SAAT 11.00’A KADAR KAPALI ZARF İÇİNDE TSK SHH.İKM. VE BKM. MRK.K.LIĞI (GENERAL  ŞÜKRÜ SÜER KIŞLASI) ETİMESGUT/ANKARA ADRESİNE ELDEN VERİLECEKTİR.

2.    TEKLİF EDİLEN FİYATLAR TL. OLARAK KDV. HARİÇ VERİLECEK, KDV. ORANI BELİRTİLECEKTİR.

3.    ALIMLA İLGİLİ OLARAK;            

A. İstekliler verecekleri fiyat tekliflerinin %3’ünden az olmamak üzere geçici teminata ilişkin makbuz/banka teminat mektuplarını teklif zarfı içerisinde İdareye sunacaklardır.Geçici Teminatın nakit olması halinde teminat tutarı Zrh.Brl.Ok.ve Eğt.Tüm.K.lığı Nakit Saymanlığına yatırılacaktır.  Üzerine alım kararı verilen Yüklenici ile sözleşme imzalanmadan önce, Yüklenici sözleşme bedelinin %6’sından az olmamak üzere kesin teminata ilişkin makbuz/banka teminat mektuplarını İdareye sunacaktır. Her hâlükârda geçici ve kesin teminat mektuplarının süresi 100 (yüz) takvim gününden az olmayacaktır.

B. Hizmet alımı ile ilgili hususlar aşağıda belirtilmiştir.

C. Alım kısmi teklife kapalı olup, istekliler tekliflerini, her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatların, miktarları ile çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden vereceklerdir. Bu alımda en düşük fiyat teklifi veren istekli üzerine Doğrudan Temin kararı verilecektir.

D. Alınacak hizmetin kontrol ve kabul işlemleri,  Kontrol Teşkilatı tarafından  yapılacaktır.

E. Komisyonca uygun bulunan istekli tarafından, teklif bedelinin binde 5,69 (beşvirgülaltmışdokuz)’u oranında karar pulu bedeli, binde 9,48 (dokuzvirgülkırksekiz)’i oranında sözleşme damga vergisi ve %6 (yüzde altı)’sından az olmamak üzere kesin teminat işe başlama talimatının tebliğinden önce yatırılacaktır. Ayrıca;

 

(I). MESLEKİ FAALİYETİN SÜRDÜRÜLDÜĞÜNE DAİR 2018 MALİ YILINDA ALINMIŞ TİCARET VE/VEYA SANAYİ ODASINA VEYA İLGİLİ MESLEK/ESNAF ODASINA KAYITLI OLDUĞUNU GÖSTERİR BELGEYİ,

(II). TEKLİF VERMEYE YETKİLİ OLDUĞUNU GÖSTEREN;

*  GERÇEK KİŞİ OLMASI HALİNDE NOTER TASDİKLİ İMZA BEYANNAMESİNİ,

* TÜZEL KİŞİ OLMASI HALİNDE TİCARET SİCİL GAZETESİ VEYA BU HUSUSLARI TEVSİK EDEN BELGELER İLE TÜZEL KİŞİLİĞİ NOTER TASDİKLİ İMZA SİRKÜLERİNİ

alım heyetine verecektir.

 

İRTİBAT BİLGİLERİ        TEL: 243 11 90 / 91’den 2141 – 2142 veya FAX: 244 95 99                    

ALIMA AİT İDARİ HUSUSLARI İÇEREN BİLGİLER

1.  İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 23’üncü Balkan Askeri Tıp Komitesi Kongresi Organizasyon Hizmet Alımı.

b) Yapılacağı yer: Antalya İli Lara Bölgesi 5 Yıldızlı Otel.

c) Miktarı: 1 kalem.

ç) İşin Mahiyeti ve Yapılış Şekli: 23’ncü Balkan Askeri Komitesi (BATK) Kongresi ve Kongre Sonrası Değerlendirme Toplantısı faaliyetlerinde 250 kişilik katılımcı ile faaliyetlerin icrası için görevlendirilen 20 personel için toplam 270 kişilik ihtiyaç duyulacak seyahat, konaklama ve iaşe hizmet alımı işidir.

d) Teklif Türü: Bu alımda işin tamamı için teklif verilecek olup kısmi teklif verilmeyecektir.

e) Teminat Oranları: İstekliler verecekleri fiyat tekliflerinin %3’ünden az olmamak üzere geçici teminata ilişkin makbuz/banka teminat mektuplarını teklif zarfı içerisinde İdareye sunacaklardır. Üzerine alım kararı verilen Yüklenici ile sözleşme imzalanmadan önce, Yüklenici sözleşme bedelinin %6’sından az olmamak üzere kesin teminata ilişkin makbuz/banka teminat mektuplarını İdareye sunacaktır. Her hâlükârda geçici ve kesin teminat mektuplarının süresi 100 (yüz) takvim gününden az olmayacaktır.

2.  Sözleşme süresi: İşe başlama talimatının Yükleniciye tebliğ tarihinden itibaren 100 (yüz) takvim günüdür.

3.  İşin Süresi: İşin fiili süresi 11 Mayıs (dâhil)-16 Mayıs (dâhil) 2018’dir.

4.  Diğer Hususlar:

            a)  Kongre sırasında konukların rahatını temin etmek, Yüklenici ile TSK Sağ.K.lığı arasındaki koordineyi tesis etmek amacıyla, TSK Sağ.K.lığı tarafından görevlendirilecek personele Yüklenici tarafından her türlü kolaylık sağlanacaktır.

            b)  Yüklenici, sözleşmenin imzalanmasını müteakip 15 gün içerisinde örnekleri İdare tarafından kendisine bildirilen ve ihtiyaç listesinde sayı ve niteliği belirtilen; kongre logosu ve afişlerine, kongre ve komite bayraklarına, kayıt masası çalışma standına, kongre yönlendirmeleri için duvar kaplamalarına, ayaklı panoda büyük boy kongre programına, ayaklı yönlendiricilere, kongre salonu sahne arka plan dekorasyonuna, oturum masasının tefrişine, yabancı ülke bayraklarına, şeffaf mikadan isimliklere, kalın kuşe kağıt üzerine basılı konuşmacı isim listesine vb. yönelik olarak hazırlamış olduğu malzeme örneklerini tasarım halindeyken İdarenin onayına kongre tarihinden en geç 30 gün öncesine kadar sunacak ve kongre tarihinden en geç 5 gün öncesine kadar İdarenin belirttiği yerde hazır bulunduracaktır.

            c)  İş Deneyimi İçin Kabul Edilecek Benzer İşler: İstenmeyecektir.

            ç)  Hizmetin Gerçekleştirilmesinde Kullanılacak Malzemelere Ait Kalite Güvence Belgeleri: İstenmeyecektir.

            d)  Garanti İle İlgili Hususlar: İstenmeyecektir.

5.  GENEL İSTEKLER:

5.1.      Otel Hizmetleri

5.1.1.   Satın alınan tüm otelcilik hizmetleri T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından verilen işletme belgesine sahip beş yıldızlı bir otelin “HER ŞEY DÂHİL” standart konseptinde olacaktır. Yüklenici işe başlama tarihinin kendisine tebliğinden itibaren 10 (on) takvim günü içerisinde İdareye hizmetin alınacağı öngörülen otel bilgilerini yazılı ve görsel (broşür vb.) olarak bildirecektir. Bildirim tarihinden Yükleniciye İdarece verilecek uygunluk tarihi arasına geçecek süre dikkate alınmayacaktır. Yüklenicinin bildirdiği otelin İdare tarafından uygun bulunmaması halinde bahse konu süre içerisinde kalmak kaydıyla Yüklenici tarafından diğer alternatif otel teklifleri İdareye sunulacaktır. İdarenin bahse konu otel hakkında yapacağı inceleme ve Yükleniciye yazılı tebliğine müteakip faaliyetlere başlanacaktır.

 11-16 Mayıs 2018 tarihleri arasında yürütülecektir.  Katılımcı ülkelerin bayrakları (Türkiye, Arnavutluk, Bulgaristan, Yunanistan, Romanya, Sırbistan) 11 Mayıs 2018 tarihinden itibaren 14 Mayıs 2018 tarihine kadar asılı bulundurulacaktır.
Otel, Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından verilen A Grubu Seyahat Acentesi İşletme Belgesine sahip olacaktır.
Otel, 5 Yıldıza sahip olacaktır.
Otel, kongre hizmetlerinin sunumuna yönelik donanıma sahip olacaktır.
Otel, Antalya ili Lara Bölgesi’nde olacaktır.
Faaliyet süresince tüm yemekler her şey dâhil otel konsepti kapsamında verilecek olup program kapsamında katılımcılar için aşağıdaki zamanlarda özel yemek ve ikram uygulamaları istenecektir.

5.1.6.1.  11 Mayıs 2018 tarihinde ve 270 kişilik verilecek “HOŞGELDİNİZ RESEPSİYONU”nda o günkü akşam yemeği sunumunda bulunan yiyecek ve içecekler Açılış Seremonisi sonrasında ana salona yakın fuaye alanında açık büfe şeklinde verilecektir. Hoşgeldiniz resepsiyon alanı Açılış Seremonisi başladıktan sonra kurulacaktır. Her 5 (beş) kişi için 1(bir) olmak üzere toplam 54 (elli dört) kokteyl masası tahsis edilecektir. Masalar beyaz saten örtü ile tefriş edilecektir. Yiyecekler açık büfe sistemi ile self servis şeklinde ikram edilecektir. Yerli alkollü/alkolsüz içecek ikramı garsonlar tarafından yapılacaktır. Bu amaçla asgari 15 (onbeş) garson görevlendirilecektir.

5.1.6.2.  12 Mayıs 2018 tarihinde ve 80 kişilik verilecek “VIP AKŞAM YEMEĞİ”nde, o günkü alakart restoranında bulunan yiyecek ve içeceklerden oluşan menü bilgileri Yüklenici tarafından İdareye en az 15 gün önceden yazılı olarak bildirilecektir. İdarece oluşturulacak sabit menünün (ana yemek balık olacak şekilde) Yükleniciye yazılı olarak bildirilmesine müteakip bahse konu yemek, diğer otel müdavimlerinin bulunmadığı otel VIP yemek salonunda yapılacaktır. Masalar asgari 10’ar kişilik planlanacaktır. Her masa için bir garson ve komi ile tüm masaların genel hizmetine yönelik bir şef garson görevlendirilecektir.

5.1.6.3.  13 Mayıs 2018 tarihinde ve 270 kişilik verilecek “GALA YEMEĞİ” nde, otel restoranının o günkü akşam yemeği sunumunda bulunan yiyecek ve içeceklerden oluşan menü bilgileri Yüklenici tarafından İdareye en az 15 gün önceden yazılı olarak bildirilecektir. İdarece oluşturulacak ve tüm katılımcıları kapsayan sabit menünün (ana yemek kırmızı et olacak şekilde) Yükleniciye yazılı olarak bildirilmesine müteakip bahse konu yemek hizmeti katılımcılara orkestra ve solist eşliğinde masalara yeterli sayıda (en az bir şef garson ve her iki masaya bir garson ve komi hizmet edecek şekilde) garson marifetiyle servis şeklinde sunulacaktır. Masalar en fazla 12’şer kişilik planlanacaktır. Otel bu sunumu diğer müdavimlerinin bulunmadığı ayrı bir yemek salonunda yapacaktır. Masa ve sandalyeler giyindirilerek tefriş edilecektir. Ayrıca, Gala Yemeği için örneği İdare tarafından Yükleniciye verilecek davetiye ve zarfı 250 adet olarak basılıp kongre tarihinden en geç 5 gün öncesine kadar İdarenin belirttiği yerde hazır bulundurulacaktır.

5.1.6.3.1.    Gala Yemeği kapsamındaki orkestra ve solist hizmeti T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından desteklenecek olduğundan bahse konu faaliyet için Genel Bütçeden harcama yapılmayacak olup alım kapsamı dışında olacaktır. Yüklenici tarafından ses ve ışık sistemi tesis edilecektir. Ayrıca yemek müziği esnasında, Yüklenici tarafından, İdarece içeriği bilahare verilecek tanıtım gösterisi sunulması maksadıyla tüm katılımcılar tarafından görünecek şekilde sahne arkasında LED ekranda gösterim yapılacaktır.

5.1.6. 4.  15 Mayıs 2018 tarihinde ve 24 kişilik “DEĞERLENDİRME TOPLANTISI VIP YEMEĞİ” nde o günkü alakart restoranında bulunan yiyecek ve içeceklerden oluşan menü bilgileri Yüklenici tarafından İdareye en az 15 gün önceden yazılı olarak bildirilecektir. İdarece oluşturulacak sabit menünün Yükleniciye yazılı olarak bildirilmesine müteakip bahse konu yemek, diğer otel müdavimlerinin bulunmadığı, otel VIP yemek salonunda yapılacaktır. Yemek aynı masada, her katılımcının birbirini görebileceği “U masa” düzeninde verilecektir. Yemek faaliyeti için asgari dört garson ve iki komi ile bir şef garson görevlendirilecektir.

5.1.6.5.  “TOPLANTI ARASI VE PROTOKOL ODASI İKRAMLARI”:

5.1.6.5.1.  Toplantı aralarında sıcak-soğuk içecekler, tatlı-tuzlu ikramlar İdare tarafından belirtilen saatlerde toplantı salonları dışında gerekli düzen alınarak verilecektir.

5.1.6.5.2.  Protokol odasında icra edilecek toplantı faaliyetleri esnasında 30 kişilik yerli alkollü/alkolsüz sıcak- soğuk içecekler, tatlı-tuzlu ikramlar gerekli düzen alınarak görevli personel tarafından sunulacaktır.

Oda Çeşitleri

Belirlenen odalar, otelin her şey dahil konseptinde bulunan tefrişata ve hizmet paketine sahip olacaktır.
İki Kişilik Süit Oda (Askeri Sağlık Başkanları, Eşleri ile Davet Edilecek Protokol İçin)

Odalar 3 Gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 14 Mayıs 2018) için tahsis edilecektir. Süit odalar aynı cepheye bakacaktır. Suit odalarda ilk gün konaklamasında beş çeşit mevsim meyve sepeti ve birer adet 70 cl.lik yerli marka beyaz ve kırmızı şarap bulundurulacaktır. Bahse konu oda ücreti Genel Bütçeden karşılanacaktır. 8 adet oda tahsisi yapılacaktır.

İki Kişilik Standart Oda (Ülke Ulusal Başkan ve Sekreter VIP ve Eşleri İçin)

Odalar 5 gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 16 Mayıs 2018) için tahsis edilecektir. Odalar aynı tefrişatta olacaktır. Odalarda ilk gün konaklamasında beş çeşit mevsim meyve sepeti ve birer adet 70 cl.lik yerli marka beyaz ve kırmızı şarap bulundurulacaktır. Bahse konu oda ücreti Genel Bütçeden karşılanacaktır. 12 adet oda tahsisi yapılacaktır.

İki Kişilik Standart Oda (Diğer Ülke Temsilci VIP ve Eşleri İçin)

Odalar 3 Gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 14 Mayıs 2018) için tahsis edilecektir. Odalar aynı tefrişatta olacaktır. Bahse konu oda ücreti Genel Bütçeden karşılanacaktır. 12 adet oda tahsisi yapılacaktır.

İki Kişilik Standart Oda (Yabancı Katılımcı Personel İçin)

Odalar 3 Gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 14 Mayıs 2018) için tahsis edilecektir. Ücret kişi başı en fazla 50 (elli) avro olacaktır. Odalar aynı tefrişatta olacaktır. Sadece rezervasyon yapılacaktır. Yabancı personel için rezerve edilen odaların sayılarında değişiklik yapılabilecektir. Nihai sayı 20 Nisan 2018 tarihinde bildirilecektir. Bahse konu oda ücretleri yabancı personelden tahsil edilecektir. 50 adet oda tahsisi yapılacaktır.

Tek Kişilik Standart Oda (Yabancı Katılımcı Personel İçin)

Odalar 3 Gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 14 Mayıs 2018) için tutulacaktır. Ücret en fazla 94 (doksan dört) avro olacaktır. Odalar aynı tefrişatta olacaktır. Sadece rezervasyon yapılacaktır. Yabancı personel için rezerve edilen odaların sayılarında değişiklik yapılabilecektir. Nihai sayı 20 Nisan 2018 tarihinde bildirilecektir. Bahse konu oda ücretleri yabancı personelden tahsil edilecektir. 30 adet oda tahsisi yapılacaktır.

 

Tek Kişilik Standart Oda (Gözlemci Olarak Katılacak Personel İçin)

Odalar 3 Gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 14 Mayıs 2018) için tutulacaktır. Odalar aynı tefrişatta olacaktır. Nihai sayı 20 Nisan 2018 tarihinde bildirilecektir. Bahse konu oda ücreti Genel Bütçeden karşılanacaktır. 6 adet oda tahsisi yapılacaktır.

İki Kişilik Standart Oda (Türk Katılımcı Personel İçin)

Odalar 3 Gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 14 Mayıs 2018) için tutulacaktır. Odalar aynı tefrişatta olacaktır. Miktar en fazla katılımcı üzerinden bildirilmiştir. Bahse konu oda ücretleri Genel Bütçeden karşılanacaktır. 25 adet oda tahsisi yapılacaktır.

İki Kişilik Standart Oda (Organizasyon Komitesinde Görevlendirilen Personel ve Mihmandar Olarak Görevlendirilen Personel İçin)

Odalar 3 Gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 14 Mayıs 2018) için tutulacaktır. Odalar aynı tefrişatta olacaktır. Miktar en fazla katılımcı üzerinden bildirilmiştir. Bahse konu oda ücretleri Genel Bütçeden karşılanacaktır. 7 adet oda tahsisi yapılacaktır.

   İki Kişilik Standart Oda (Organizasyon Komitesinde ve Kongre Sonrası Değerlendirme Toplantısında Görevlendirilen Personel İçin)

Odalar 5 Gece (Oda Giriş Tarihi 11 Mayıs 2018, Çıkış Tarihi 16 Mayıs 2018) için tutulacaktır. Odalar mümkün olduğunca aynı katta ve aynı tefrişatta olacaktır. Miktar en fazla katılımcı üzerinden bildirilmiştir. Bahse konu oda ücretleri genel bütçeden karşılanacaktır. 3 adet oda tahsisi yapılacaktır.

     Toplantı Salonları

Kongre süresince kullanılacak olan kongre salonları, otel hizmetinin verildiği yerleşke içinde olacaktır.
Her şey dâhil konseptine giren tüm otel hizmetleri alınacaktır.
Tüm salonlarda WIFI ağ hizmeti bulunacaktır.
Aşağıda belirtilen kapasitelerde toplantı salonları tahsis edilecektir.       

Kongre sözlü sunumlarının, Açılış ve Kapanış Seremonisinin yapılacağı, 250 kişi kapasiteli “ANA SALON”,
Kongre sözlü sunumlarının yapılacağı 60’şar kişi kapasiteli 2 adet “SUNUM SALONLARI”,
Kongre poster sunumlarının yapılacağı 30 kişi kapasiteli “POSTER SUNUM SALONU”,
BATK Sekretaryasının çalışmalarını yürüteceği, 10 kişi kapasiteli, “BATK SEKRETARYA ODASI”,
Yüklenici yönetim destek ekibinin çalışmalarını yürüteceği, 5 kişi kapasiteli “YÜKLENİCİ ÇALIŞMA ODASI”,
Askeri Sağlık Başkanları Toplantısı, Şilt Seremonisi ve Kongre Sonrası Değerlendirme Toplantısının yapılacağı, 30 kişi kapasiteli “PROTOKOL ODASI,
Kongre salonlarının yerleşim planları İdare tarafından belirlenecek, ihtiyaç bulunduğunda da değiştirilmesi amacıyla Yükleniciden talepte bulunulabilecektir.

     Bahse konu organizasyon hizmet alımına ilişkin bilgiler (hizmetin cinsi, birimi, miktarı ve süresi) bu metne ilave olarak EK-A LAHİKA-1’deki ihtiyaç listesinde belirtildiği şekildedir.

6.  TEKNİK İSTEKLER:

6.1.    Yönetim Destek Ekibi; hizmetin ifası maksadıyla faaliyet alanlarına göre Hizmet İcra Ana Sorumluluğu (HİAS), Kongre Merkezi Hazırlama Sorumluluğu (KMHS), Kongre Merkezi Toplantı Faaliyetleri İcra Sorumluluğu (TFİS), Araç Temin Sorumluluğu (ATS), Toplantı Diplomasisi/Protokol Sorumluluğu (TDPS), Kongre Merkezi Tefrişat/Dekorasyon Sorumluluğu (KMDS), Kongre Merkezi Temizlik Sorumluluğu (KMTS), İaşe Temin Sorumluluğu (İTS) görevlerinin yerine getirilmesinden sorumludur.

6.1.1.     KMHS aynı zamanda KMDS’nda bulunan görevlerin de takip, koordinasyon ve icrasını kapsayacaktır. Söz konusu sorumluluklar İdarenin oluşturacağı Kongre Organizasyon Komitesi Kontrol Teşkilatı ile sürekli koordinasyonda bulunacaktır.

6.1.2.     Hizmet Faaliyet Sorumluluğu ile hosteslik görevlerinde (kayıt kabul dâhil) bulunacak personel, İngilizce konuşabilecek ve anlayabilecek seviyede olacaktır.

6.1.3.     Kongre fotoğraf ve görüntü kayıt hizmetleri profesyonel ekip ve ekipmanları ile ifa edilecektir. Kongre süresince bilimsel ve sosyal faaliyetlerin ilk 10 dakikalık bölümleri için video kamera kaydı yapılacaktır. Fotoğraf çekimi ve kamera görüntü kayıtları TFİS kapsamında icra edilecektir. Kongre süresince oluşturulan video ve fotoğraf kayıtları dijital kopyaları ile birlikte 1 nüsha olarak DVD içerisinde İdareye teslim edilecektir. Yüklenicide hiçbir şekilde video, fotoğraf kaydı ya da çıktıları bulunmayacak olup ileride bundan doğabilecek hukuki sorumluluklar Yükleniciye ait olacaktır.

6.1.4.     Kongre ve kongre sonrası değerlendirme toplantısı süresince ses, görüntü ve multimedya cihaz ve sistemlerinde oluşabilecek arızaların anında çözülebilmesi amacıyla TFİS kapsamında ses ve bilgisayar teknik ekibi görevlendirilecektir. Faaliyetler süresince bahse konu teknik ekip Yüklenici çalışma odasında bulunacaktır. Bilgisayar teknik ekibi aynı zamanda sözlü sunum yapacakların sunumlarının Yüklenici çalışma odasında bulunan sunumun ana bilgisayara yüklenmesini sağlayacaktır.

6.1.5.     Kongre sunum salonlarında TFIS kapsamında olmak üzere İngilizce bilen hostesler 12-13 Mayıs 2018 tarihlerinde görevlendirilecektir.

6.2.      Güvenlik Belgeleri ve Belge Teslim Süresi:

6.2.1.     Organizasyonda görev alacak Yüklenici sorumluluğundaki tüm faaliyet sorumluluk alanlarındaki görevliler için Adalet Bakanlığı Adli Sicil İstatistik Genel Müdürlüğüne bağlı birimlerden Yüklenici tarafından alınacak “Adli Sicil Kayıt Belgesi” (Sabıka Kaydı Aslı) ve onaylı nüfus cüzdan suretleri kongre tarihinden 30 (otuz) gün öncesine kadar İdareye teslim edilecektir.

6.2.2.     Faaliyet sorumluluk alanlarındaki tüm görevlilerin güvenlik soruşturmasıyla ilgili olarak nüfus cüzdan fotokopileri ile adli makamlardan alınacak güvenlik soruşturmasına yönelik listelerinin İdareye teslim edilmesi hususu ile ilgili adli makamlarla yazışma işlemleri Yüklenici tarafından yapılacak ve adli makamlardan teminine müteakip İdareye teslim edilecektir.

6.2.3.     Hizmetin aksamaması maksadıyla Yüklenici sorumluluğundaki görevlilerde beklenmeyen durumlar sebebiyle meydana gelebilecek eksiklik Yüklenici tarafından aynı esaslar dâhilinde tamamlanacaktır.

6.3.    EK-A LAHİKA-2’de belirtilen Kongre Özet Programındaki zamanlara (İdare tarafından aksi belirtilmedikçe) kesinlikle riayet edilecektir. Görevlilerin faaliyetlerin icra edileceği 11-16 Mayıs 2018 tarihleri arasında kongre programında belirtilen faaliyet başlangıç saatlerinden en az 1 (bir) saat öncesinde görev yerinde bulunması sağlanacaktır.

6.4.    Yüklenici tarafından organizasyon faaliyetlerinin yürütülmesi maksadıyla görevli sayısı kadar; İngilizce formatında ad, soyadı, T.C. Kimlik Numarası ve görev bilgilerini içeren ve İdare tarafından onaylanan fotoğraflı tanıtma kartlarının kongre süresince görevlilerce görünür şekilde boyun askı ipi ile takılı bulundurması sağlanacaktır.

6.5.    Yüklenici tarafından görevlendirilecek Yönetim Destek Ekibindeki tüm görevlilerin erkekler için mevsime uygun koyu renk takım elbise ve kravat ile kadınlar için koyu renk takım etek/pantolon ceket giyindirilmesi sağlanacaktır.

6.6.    Yüklenici sorumluluğundaki tüm görevliler hakkında herhangi bir sağlık raporu istenmeyecek; Yüklenici, bahse konu görevlilerin sağlıklı olmasından ve bulaşıcı hastalık taşımamasından, sağlık ve hijyen ile ilgili tüm tedbirlerin alınmasından sorumlu olacaktır.

6.7.    Yeme-içme ve ikram faaliyetleri konusunda gerekli tedbirlerin alınabilmesi maksadıyla; İdare emrinde görevli bir gıda kontrol uzmanı tarafından otel mutfağında hazırlık aşamasındaki gıdaların kontrol ve hijyen denetimi sağlanacaktır. Yapılan denetimlerde uygun bulunmayan hususlar hakkında Yüklenici ve Otel Yönetimi ikaz edilerek aksaklıklar giderilecektir.

6.8.    Kongre salonlarında icra edilecek kongre faaliyetleri sırasında soru cevap bölümünde mikrofonların izleyiciye ulaştırılması, kongre oturum aralarında masa isimliklerinin, su ve bardakların, protokol önündeki ikramlıkların, oturum masalarındaki bloknot defter ve kalemlerin değiştirilmesi ve mikrofonun taşınması faaliyetleri kapsamında hostesler görevlendirilecek, ayrıca 13 Mayıs 2018 tarihindeki Askeri Sağlık Başkanları Toplantısında da Protokol Odasında hostes görevlendirilmesi sağlanacaktır.

6.9.    Kongre salonlarında icra edilecek tüm faaliyetlerin kontrolü ve çıkan aksaklıklar ile ilgili teknisyen ekibi zamanında uyarma, zamanında yönlendirme ve TFİS faaliyetlerini denetleme ve kontrolü KMHS uhdesinde yapılacaktır.

7.  Kongre Merkezinin Düzenlenmesi:

7.1. Kongre merkezinin düzenlenmesi KMHS kapsamında olacaktır.

7.2. Kongre merkezinde, toplantı faaliyetlerinin ifası amacıyla aşağıda belirtilen işler yapılacaktır:

7.2.1.     Kayıt Kabul ve Danışma Masası:

7.2.1.1.     Kayıt kabul işlemleri ve danışma işlemlerinin yapılacak olan stantta kayıt işlemlerine yardımcı olmak maksadıyla İngilizce bilen hostesler 11-12-13 Mayıs 2018 tarihlerinde TFIS kapsamında görev yapacaktır.

7.2.1.2.     Kayıt Kabul Masası İdare tarafından bildirilecek ve Otel Resepsiyonuna yakın bir alana kurulacaktır.

7.2.1.3.     Kayıt Kabul Masası asgari 300 cm X 80 cm X 70 cm (boy X en X yükseklik) ebatlarında olacaktır.

7.2.1.4.     Kayıt kabul masasının üzerine; 11-12-13 Mayıs 2018 tarihlerinde, her iki yan tarafa konulacak ve her gün değiştirilecek şekilde asgari 20 cm yüksekliğinde saydam kristalize cam bir vazo içerisinde kırmızı beyaz karanfilden oluşan çiçek aranjmanı konulacaktır.

7.2.1.5.     Masa üzerinde 2 (iki) adet bilgisayar sistemi, 1 (bir) tarayıcı, 1 (bir) renkli yazıcı bir ağ sisteminde birbirine bağlı olarak bulunacaktır. Bilgisayar ve elektrik kabloları görünmeyecek şekilde montaj yapılacaktır.

7.2.1.6.     Masa kullanımı amacıyla 2 adet büro tipi sandalye bulunacaktır.

7.2.1.7.     Masa, Balkan Askeri Tıp Komitesi ve Balkan Askeri Tıp Kongresi bayrağı ile tefriş edilecektir.

7.2.1.8.     Yüklenici, İdare tarafından kendisine soft ortamında verilecek şekle göre kongre logolu afişi söz konusu çalışma standının arkasında yer alacak şekilde asgari 500 cm uzunluğunda, 310 cm yüksekliğinde uygun şekilde asacaktır. Afiş İngilizce hazırlanacaktır.

7.3.    Kongre Sözlü Sunum Odası (Ana Salon):

7.3.1.   Ana Salon asgari 250 kişi kapasiteli olacaktır.

7.3.2.   Açılış ve Kapanış Seremonisi de bu salonda icra edilecektir.

7.3.3.   Yüklenici, salonun sahne tarafında asgari 235 cm boy, 310 cm eninde beyaz renkli sunum perdesi hazırlayacaktır.

7.3.4.   Bu perdenin bir tarafında asgari 100 cm X 400 cm Balkan Askeri Tıp Komitesi bayrağı diğer tarafında asgari 100 cm X 400 cm Balkan Askeri Tıp Kongresi bayrağı bulunacaktır.

7.3.5.   Açılış ve Kapanış Seremonileri için asgari 600 cm X 80 cm X 70 cm ebadında bir masa, sunum perdesi önüne yerleştirilecek, Kongre ve komite bayrakları ile tefriş edilecektir. Söz konusu masa üzerinde asgari 24 cm X 15 cm ebadında 6 adet ülke bayrakları, komite bayrağı ve kongre bayrağı takımı bulundurulacaktır. Ayrıca Açılış ve Kapanış Seremonileri için örneği İdare tarafından Yükleniciye verilecek davetiye ve zarfı 250 adet olarak basılıp kongre tarihinden en geç 5 gün öncesine kadar İdarenin belirttiği yerde hazır bulundurulacaktır.

7.3.6.   Ulusal ülke başkanları için söz konusu masada kullanılmak üzere 6 büro tipi sandalye bulunacaktır.

7.3.7.   Masada her bir kullanıcı için olmak üzere 6 adet kaz boyunlu delege mikrofonu bulunacaktır.

7.3.8.   Açılış ve Kapanış Seremonileri haricindeki zamanlarda sözlü sunumlar için kullanılacak ana salonda ihtiyaç duyulan gerekli düzenlemeler yapılacaktır.

7.3.9.   Sözlü sunumlarda kullanılmak üzere bir süreölçer bulunacaktır.

7.3.10. Standart boyutlarda bir konuşma kürsüsü bulunacaktır.

7.3.11. Kürsü üzerinde, kongre ağına ve kongre salonundaki barkovizyon sistemine bağlı bir adet bilgisayar sistemi bulundurulacaktır.

7.3.12. Kürsü üzerinde bir adet kaz boyunlu mikrofon bulundurulacaktır.

7.3.13. Kürsü üzerinde 1 (bir) adet presentation ve pointer bulunacaktır.

7.3.14. Kongre tavanına monte edilmiş, net görüntü veren bir barkovizyon cihazı bulundurulacaktır.

7.3.15. Katılımcılara yönelik salon içerisinde asgari 250 adet sandalye bulundurulacaktır.

7.3.16. Salon duvarları asgari 100 cm X 150 cm ebadındaki 6 adet komite ve 6 adet kongre bayrağı ile süslenecektir.

7.3.17. Protokol koltuğu olarak ayrılan 6 adet koltuğun önünde asgari 50 cm X 40 cm X 40 cm ebadında 6 adet protokol sehpası bulundurulacaktır.

7.3.18. Protokol sehpasında, ulusal ülke başkanlar/oturum başkanları masasında ve kürsüde sürekli olarak birer 50 cc’lik su ve ayaklı cam su bardağı bulundurulacaktır.

7.3.19. Protokol sehpası ve ulusal başkanlar/oturum başkanları için asgari 9,5 cm X 22,5 cm ebadında şeffaf mikadan konuşmacı isimlikleri bulundurulacaktır. İsimlikler hostesler tarafından sürekli olarak değiştirilecektir.

7.3.20. Sözlü sunumlarda katılımcıların konuşmaları amacıyla 2 (iki) adet kablosuz mikrofon bulundurulacaktır.

7.3.21. Katılımcıların konuşmalarında mikrofonun yönlendirilebilmesi amacıyla TFİS kapsamında hostes görev alacaktır.

7.3.22. Ana salonun ses, görüntü ve multimedya cihazlarının çalışır halde bulundurulması HİAS ve TFİS kapsamındadır.

7.3.23. İklimlendirme sisteminin gürültüsüz çalışması sağlanarak salon sürekli havalandırılacak ve oda sıcaklığında tutulacaktır.

7.3.24. Sunumlar Yüklenici çalışma odasındaki bilgisayarlardan yüklenecektir.

7.3.25. Kongrenin icra edileceği salonlarda bulunan oturum masası ve oturma düzenleri kongre akademik programı kapsamında İdare tarafından soft ortamda hazırlanarak Yükleniciye kongre tarihinden 5 (beş) gün önce verilecektir.

7.4.    Kongre Sözlü Sunum Salonları (2 ve 3’ncü Salon):

7.4.1.   2’nci ve 3’ncü salonlar asgari 60’ar kişi kapasiteli olacaktır. Bu maksatla tek adet salonun herhangi bir biçimde 2 adet salon oluşturmak maksadıyla enine/boyuna bölünmesi yapılmayacaktır.

7.4.2.   Yüklenici, sözlü sunum yapılacak salonlara, sahne tarafında asgari 235 cm boy, 310 cm eninde beyaz renkli sunum perdesi hazırlayacaktır.

7.4.3.   Bu perdenin bir tarafında asgari 100 cm X 400 cm Balkan Askeri Tıp Komitesi bayrağı diğer tarafında asgari 100 cm X 400 cm Balkan Askeri Tıp Kongresi bayrağı bulunacaktır.

7.4.4.   Asgari 300 cm X 80 cm X 70 cm ebadında bir masa, sunum perdesi yanına yerleştirilecektir. Masa kongre ve komite bayrakları ile tefriş edilecektir.

7.4.5.   Söz konusu masada kullanılmak üzere 3 büro tipi sandalye bulunacaktır.

7.4.6.   Masada her bir kullanıcı için kaz boyunlu delege mikrofonu bulunacaktır.

7.4.7.   Sözlü sunumlarda kullanılmak üzere bir süreölçer bulunacaktır.

7.4.8.   Standart boyutlarda bir konuşma kürsüsü bulunacaktır.

7.4.9.   Kürsü üzerinde bir adet bilgisayar sistemi, kongre ağına ve kongre salonundaki barkovizyon sistemine bağlı bir şekilde bulundurulacaktır.

7.4.10. Kürsü üzerinde bir adet kaz boyunlu mikrofon bulundurulacaktır.

7.4.11. Sunumcunun kullanabilmesi amacıyla bir adet presentation ve pointer bulunacaktır.

7.4.12. Kongre tavanına monte edilmiş, net görüntü veren bir barkovizyon cihazı bulundurulacaktır.

7.4.13. Katılımcılara yönelik salonlar içerisinde asgari 60 adet sandalye bulundurulacaktır.

7.4.14. Salonların duvarları asgari 100 cm X 150 cm ebadındaki 6 adet komite ve 6 adet kongre bayrağı ile süslenecektir.

7.4.15. Ön koltuklardan protokol koltuğu olarak ayrılan 6 adet koltuğun önünde 6 adet asgari 50 cm X 40 cm X 40 cm ebadında sehpa bulundurulacaktır.

7.4.16. Protokol sehpasında, oturum başkanları masası ve kürsüde bulunan her bir kişi için sürekli olarak birer 50 cc’lik su ve ayaklı cam su bardağı bulundurulacaktır.

7.4.17. Protokol sehpası ve oturum başkanları için asgari 9,5 cm X 22,5 cm ebadında şeffaf mikadan konuşmacı isimlikleri bulundurulacaktır. İsimlikler hostesler tarafından sürekli olarak değiştirilecektir.

7.4.18. Katılımcıların konuşmaları amacıyla her salonda 2 (iki) adet kablosuz mikrofon bulundurulacaktır.

7.4.19. Katılımcıların konuşmalarında mikrofonun yönlendirilebilmesi amacıyla TFİS kapsamında hostes görev alacaktır.

7.4.20. Salonların ses, görüntü ve multimedya cihazlarının çalışır halde bulundurulması HİAS ve TFİS kapsamındadır.

7.4.21. İklimlendirme sisteminin gürültüsüz çalışması sağlanarak salon sürekli havalandırılacak ve oda sıcaklığında tutulacaktır.

7.4.22. Sunumlar Yüklenici çalışma odasındaki bilgisayarlardan yüklenecektir.

7.4.23. Kongrenin icra edileceği salonlarda bulunan oturum masası ve oturma düzenleri kongre akademik programı kapsamında İdare tarafından soft ortamda hazırlanarak Yükleniciye kongre tarihinden 5 (beş) gün önce verilecektir.

7.5.    Poster Sunum Salonu:

7.5.1.   Poster sunum salonu asgari 30 kişi kapasiteli olacaktır.

7.5.2.   Salon duvarları asgari 100 cm X 150 cm ebadındaki 2 adet komite ve 2 adet kongre bayrağı ile süslenecektir.

7.5.3.   Salonda, sunumların yapılabilmesi amacıyla; 4 (dört) adet ayaklı asgari 42” (106 cm) ebadında LCD televizyon bulundurulacaktır. Televizyonların yerleri İdare tarafından Yükleniciye bildirilecektir.

7.5.4.   Sunumların yükleneceği ve kontrol edilebileceği, televizyonlara bağlı, televizyonların altındaki masa üzerine monte edilmiş 4 (dört) adet bilgisayar bulundurulacaktır.

7.5.5.   Bilgisayarların üzerine konulabileceği asgari 200 X 80 X 120 ebadında 4 (dört) adet masa bulundurulacaktır. Masalarda kablo geçiş delikleri olacaktır.

7.5.6.   Poster sunum salonunun ses, görüntü ve multimedya cihazlarının çalışır halde bulundurulması HİAS ve TFİS kapsamındadır.

7.5.7.   İklimlendirme sisteminin gürültüsüz çalışması sağlanarak salon sürekli havalandırılacak ve oda sıcaklığında tutulacaktır.

7.5.8.   Sunumlar Yüklenici çalışma odasındaki bilgisayarlardan yüklenecektir.

7.6.    BATK Sekretarya Odası:

7.6.1.   11 Mayıs 2018 günü saat 09:00’dan itibaren Kongre Merkezinde İdare tarafından belirtilen bir yerde bir adet BATK Sekretarya Odası hazırlanacaktır.

7.6.2.   10 kişi kapasiteli olacaktır.

7.6.3.   Odada, asgari 200 cm X 80 cm X 70 cm ebadında bir adet masa olacaktır.

7.6.4.   10 adet büro tipi sandalye bulunacaktır.

7.6.5.   Kongre ağ sistemine bağlı, WIFI sisteminden internet bağlantısı olan 2 (iki) adet bilgisayar sistemi bulunacaktır. Bu sistemler aynı zamanda ağ sistemindeki tüm multimedya (yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri ve faks gibi) makinelere bağlanabilecektir.

7.6.6.   1 (bir) adet renkli lazer yazıcı, 1 (bir) adet tarayıcı, 1 (bir) adet fotokopi cihazı, 1 (bir) adet faks, 1 (bir) adet USB çoklayıcı, 1 (bir) adet kağıt kırpma makinesi bulundurulacaktır.

7.6.7.   2 (iki) adet çöp kovası, 2 (iki) adet 3’er çekmeceli keson, 2 (iki) adet askılık, 1 (bir) adet kırtasiye dolabı bulundurulacaktır.

7.6.8.   İklimlendirme ve ışık sistemi faal olacaktır.

7.7.      Yüklenici Çalışma Odası:

7.7.1.   Yüklenicinin kendiişlerini takip etmek ve sunumların yüklenmesi amacıyla 5 kişi kapasiteli bir oda tahsis edilecektir. Söz konusu hizmet için Genel Bütçeden harcama yapılmayacak olup alım kapsamı dışında olacaktır.

7.7.2.   İçerisinde asgari 200 cm X 80 cm X 70 cm ebadında bir adet masa olacaktır.

7.7.3.   5 adet büro tipi sandalye bulunacaktır.

7.7.4.   Kongre ağ sistemine bağlı, WIFI sisteminden internet bağlantısı olan 3 (üç) adet bilgisayar sistemi bulunacaktır. Bu sistemler aynı zamanda ağ sistemindeki tüm multimedya (yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri ve faks gibi) makinelere bağlanabilecektir.

7.7.5.   1 (bir) adet renkli lazer yazıcı, 1 (bir) adet tarayıcı, 1 (bir) adet USB çoklayıcı bulundurulacaktır.

7.7.6.   2 (iki) adet çöp kovası, 2 (iki) adet 3’er çekmeceli keson, 1 (bir) adet askılık, 1 (bir) adet kırtasiye dolabı bulundurulacak olup dolap muhteviyatı olarak İhtiyacı karşılayacak miktarda kırtasiye sarf malzemeleri (DVD, A4 Fotokopi Kağıdı, 30 cm’lik Plastik Cetvel,  Büyük Boy Maket Bıçağı, Siyah İnce Uçlu Keçeli Kalem, Koli Bantı,  Siyah Tükenmez Kalem, Büyük Boy Şeffaf Bant, Sıvı Yapıştırıcı, Orta Boy Ataç, Beyaz Yumuşak Silgi, Föy Dosya, Kapaklı Çıtlı Şeffaf Dosya, Sarı Fosforlu Kalem, Siyah ve Kırmızı Kurşun Kalem) depolanacaktır.

7.7.7.   İklimlendirme ve ışık sistemi faal olacaktır.

7.8.    Protokol Odası:

7.8.1.   Askeri sağlık başkanları ve ülke ulusal başkanları ile sekreterlerinin çalışmalarının yürütülebilmesi amacıyla 30 kişilik bir Protokol Odası tahsis edilecektir. Askeri Sağlık Başkanları Toplantısı, Şilt Seremonisi ve Kongre Sonrası Değerlendirme Toplantısı bu odada icra edilecektir.

7.8.2.   İçerisinde asgari 800 cm X 200 cm X 70 cm ebadında, 30 kişinin aynı anda toplantı yapabileceği bir adet masa olacaktır.

7.8.3.   30 adet büro tipi sandalye bulunacaktır.

7.8.4.   Kongre ağ sistemine bağlı, WIFI ağ sisteminden internet bağlantısı olan 1 (bir) adet bilgisayar sistemi bulunacaktır. Bu sistem aynı zamanda ağ sistemindeki tüm multimedya (yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri ve faks gibi) makinelere bağlanabilecektir.

7.8.5.   Masa üzerinde 6 ülke, kongre ve komitenin ayaklı bayrakları bulunacaktır.

7.8.6.   Masa başında 6 ülkenin gönder boyu asgari 240 cm olan birer tane karton/mukavva kalıplı koni bayrağı ile birer tane normal ülke bayrakları bulunacaktır.

7.8.7.   Odada icra edilecek toplantılarda kristalize cam vazo içerisinde kırmızı beyaz karanfilden oluşan çiçek aranjmanı konulacaktır.

7.8.8.   Odada icra edilecek toplantılar esnasında yapılacak ikramlar için toplantılar esnasında TFİS kapsamında görevli hostesler bulunacaktır.

7.8.9.   Masa üzerinde toplantı katılımcı sayısı kadar 50 cc’lik su, 20 cc’lik 2 çeşit meyve suyu ve kuru pasta aperatif tabağı bulunacaktır.

7.8.10. Odada asgari 42” (106 cm) ayaklı bir adet LCD televizyon yerel ve uluslararası yayınları alacak şekilde kurulacaktır.

7.8.11. İklimlendirme ve ışık sistemi faal olacaktır.

7.9.    Ana salon, 2’nci ve 3’üncü salonlardaki sunum faaliyetlerinin aksamaması amacıyla 1 (bir) adet yedek projeksiyon cihazı Yüklenici tarafından temin edilecektir.

7.10.  Ana salon, 2’nci ve 3’üncü salonlardaki sunum faaliyetlerinde oturum başkanları masası üzerinde 3’er adet olmak üzere toplam 9 adet asgari 17” LCD monitör bulunacaktır. Bu monitörler başkanların görüşünü engellemeyecektir. Söz konusu monitörlere sunumlar aktarılacaktır.

7.11.    Salonlardaki Ses Sistemi Özellikleri:

7.11.1.   Salonlarda kullanılacak olan mikrofonlar 3 günlük yedek bataryaları ile hazır bulundurulacaktır.

7.11.2.   Kablosuz el mikrofonları her türlü frekans ve parazitlerden etkilenmeyecek nitelikte olacaktır.

7.11.3.   Kürsü mikrofonları uzak konuşmaya karşı hassasiyeti yüksek mikrofonlar olacaktır.

7.11.4    Kürsü mikrofonları konuşmacı sesinin özelliklerine göre ses seviyeleri değiştirilebilir özelliklere sahip olacaktır.

7.11.5.   Aktif konuşmacının mikrofonu üzerindeki uyarı ışığı yanar durumda olma özelliğine sahip olacaktır.

7.11.6.   Oturum yöneticisi gerektiğinde diğer mikrofonu susturabilme yeteneğine sahip olacaktır.

7.12.    Salonlardaki Multimedya Sistemleri Özellikleri:

7.12.1    Network altyapısında internet hizmeti kablolu olarak verilmeyecektir.

7.12.2    Yüklenici ihtiyaç duyulan internet hatlarını Wireless olarak gerçekleştirecektir.

7.12.3.   Gerek İdare, gerekse Yüklenici tarafından tedarik edilecek teknik donanımların kullanımları esnasında ortaya çıkabilecek arıza ve teknik destek hizmetleri için Yüklenici yeterli sayıda teknik ekip ve teçhizatı konferans salonunda hazır bulunduracaktır.

7.13.  KMDS kapsamında görevlendirilen tefrişatçılar kongre merkezinde kullanılacak olan her türlü malzemenin takılması, yerleştirilmesi, asılması ve sökülmesi faaliyetlerini gerçekleştireceklerdir.

7.14.  Bilgisayarlarda; güncel Office programı, Windows işletim sistemi, sistemi yavaşlatmayacak anti virüs programı ve temin edilen yazıcıların kurulumunda kullanılacak gerekli lisanslı programlar yüklü olacaktır. Kongrede kullanılacak her türlü çevre biriminin sürücü programları yüklü olacaktır. Kongre sırasında gösterilecek olan filmlerin ve ses dosyalarının çalışabilmesi için tüm medya dosyalarını oynatabilecek güncel bir medya oynatıcı programı yüklü olacaktır.

7.15.  Kongre merkezinin temizlik işleri KMTS kapsamında aksaklığa mahal vermeden yürütülecektir.

8.  Ulaşım Hizmetleri:

8.1. Katılımcıların yurt dışından Türkiye’ye gelmesi esnasında transfer hizmeti alınmayacaktır. Transfer hizmeti sadece yurt içinde verilecektir. Tüm ulaşım hizmeti ATS kapsamında olacaktır.

8.2. Araç temin hizmeti 24 saat esasına göre 11-16 Mayıs 2018 tarihleri arasında karşılanacaktır.

8.3. Faaliyet süresince görevlendirilecek araç cins, model ve miktarları aşağıda belirtilmiştir.

8.3.1.   11-12-13-14 Mayıs 2018 tarihlerinde, VIP Askeri Sağlık Başkanları ve davet edilecek Protokol için 7 (yedi) adet yerli siyah renkli, her türlü sigorta, muayene ve yasal yükümlülükleri yerine getirilmiş, 2016-2018 arası model binek araç ile ulaştırma hizmeti,

8.3.2.   11-12-13-14 Mayıs 2018 tarihlerinde, personel transferi maksadıyla 6 (altı) adet asgari 15 kişilik, her türlü sigorta, muayene ve yasal yükümlülükleri yerine getirilmiş, 2013-2018 arası model minibüs ile ulaştırma hizmeti,

8.3.3.   15-16 Mayıs 2018 tarihlerinde, personel transferi maksadıyla 2 (iki) adet asgari 15 kişilik, her türlü sigorta, muayene ve yasal yükümlülükleri yerine getirilmiş, 2013-2018 arası model minibüs ile ulaştırma hizmeti,

8.3.4.   13 Mayıs 2018 tarihinde icra edilecek ülke tarihi ve turistik mekan tanıtımı sosyal faaliyeti maksadıyla, 4 (dört) adet asgari 48 (kırk sekiz) kişilik, her türlü sigorta, muayene ve yasal yükümlülükleri yerine getirilmiş, 2012-2018 arası model otobüs ile ulaştırma hizmeti (Seyahat esnasında araç içi su hizmeti dâhil).

8.3.5.   Araç güzergâhları ve gezi programı İdarece Yükleniciye bildirilecektir.

8.3.6.   Araçlarda İdarece görevlendirilen mihmandarlar bulundurulacaktır.

8.4.    Hizmet kapsamında temin edilen araçların akaryakıtları ve görevlendirilen tarihlerdeki oluşabilecek her türlü trafik ceza ve müeyyideler Yüklenici tarafından karşılanacaktır. Araçların herhangi bir aksaklık nedeniyle görev yapamaz hale gelmesi durumunda 1 saat içinde aynı evsafta yedek araç temini Yüklenici tarafından yapılacaktır.

8.5.    Yüklenici, hizmet için tahsis edeceği araçlara ait, araç marka, model, plaka no, ruhsat no, model yılı, rengini ve ulaştırma görevlileri için Adalet Bakanlığı Adli Sicil İstatistik Genel Müdürlüğüne bağlı birimlerden alınacak “Adli Sicil Kayıt Belgesi” (Sabıka Kaydı Aslı) ve onaylı nüfus cüzdan suretlerini içeren imzalı çizelge ile belgelerini ve zorunlu trafik sigortalarını kongre tarihinden en az 7 (yedi) gün öncesine kadar İdareye teslim edecektir. (Yedek araçlara ait bilgiler hizmet günü bildirilecektir.)

8.6.    Hizmet kapsamında tahsis edilen araçlar için İdare tarafından garaj tahsisi yapılmayacaktır. Otel, madde 8.3.’te belirtilen araçlar için yeteri kadar park alanına sahip olacaktır.

8.7.    İdarenin izni olmadan araç ve güzergâh değiştirilmeyecektir. Araçta yer alan İdareye ait mihmandarın/sorumlunun izni olmadan durulmayacak, sürücü değişimi yapılmayacak, katılımcılar haricinde yolcu alınmayacaktır. Mihmandarın/sorumlunun belirlediği güzergâh kullanılacaktır.

8.8.    Hizmette kullanılacak araçlarda Yüklenici tarafından silah, mühimmat, patlayıcı madde, alkollü içecek, uyuşturucu madde bulunmayacaktır.

8.9.    Araçlar; görüntü itibarıyla, temiz, boyası ve iç döşemesi yıpranmamış, ülkemizi temsil etmeye yakışır nitelikte olacaktır.

8.10.  Tamamının kliması, ses sistemi, teknik donanımı çalışır vaziyette olacaktır.

8.11.  Araçların yakıt ikmalleri faaliyetlerin öncesinde yapılmış olarak günlük çalışmaya başlanacaktır.

9.1. Toplantı Diplomasisi/Protokol Faaliyetleri:

9.1.    Karşılama yapılan hizmet sırasında gelen tüm bayan katılımcılara bir adet çiçek hediye verilecektir (Toplam en az 50 adet çiçek).

9.2.    Araçlar katılımcıları konaklama yerine götürmek üzere gidiş ve dönüş tarihlerinde havaalanında ve otel bölgesinde, sosyal faaliyetin yapılacağı 13 Mayıs 2018 tarihinde otel bölgesinde hazır bulundurulacaktır. Ulaştırma görevlileri mevsime uygun ütülü gömlek, kravat ve kumaş pantolon giyeceklerdir.

9.3.    Yüklenici 11-16 Mayıs 2018 tarihleri arasında düzenlenecek olan tüm faaliyetlerde katılımcıların bulunduğu faaliyetlerin fotoğraflarının çekilmesi kapsamında fotoğrafçılık hizmeti verecektir. Aynı zamanda kongre süresince bilimsel ve sosyal faaliyetlerin ilk 10 dakikalık bölümleri için video kamera kaydı yapılacaktır.

9.4.    Açılış Seremonisinde ana salonda ülkemizi tanıtıcı en az 20 dakikalık canlı halk dansları ve folklor gösterisi (horon, zeybek ve Trakya Bölgesi) yapılacaktır. Söz konusu hizmet T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından desteklenecek olduğundan bahse konu faaliyet için Genel Bütçeden harcama yapılmayacak olup alım kapsamı dışında olacaktır. Yüklenici tarafından ses ve ışık sistemi tesis edilecektir.

9.5.    Sosyal faaliyet olarak; 7 adet binek araç ve 6 adet minibüs ile VIP ve eşleri için 12 Mayıs 2018 tarihinde Kurşunlu Şelalesi Turu, 13 Mayıs 2018 tarihinde öğleden önce Aspendos Antik Tiyatrosu Turu düzenlenecektir. Ayrıca 13 Mayıs 2018 tarihinde öğleden sonra tüm katılımcılar için 7 adet binek araç, 6 adet minibüs ve 4 adet otobüs ile Antalya şehir içi turu ve akabinde Yat Limanı/Kale İçi Kültür Gezisi yapılacaktır.

9.6.    Gezi yerleri ile ilgili giriş ücretleri T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından desteklenecek olduğundan bahse konu ücretler için Genel Bütçeden harcama yapılmayacak olup alım kapsamı dışında olacaktır.

9.7.    VİP ve eşlerinin sosyal faaliyetleri kapsamında İngilizce tanıtım ve rehberlik hizmeti T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından desteklenecek olduğundan bahse konu faaliyet için Genel Bütçeden harcama yapılmayacak olup alım kapsamı dışında olacaktır.

10.  Cezalar ve Sözleşmenin Feshi:

10.1.  İdare tarafından uygulanacak cezalar aşağıda belirtilmiştir.

10.1.1. Yüklenicinin işi süresinde bitirmemesi durumunda, İdare tarafından en az 10 (on) gün süreli yazılı ihtar yapılarak gecikilen her takvim günü için kesilecek ceza miktarı sözleşme bedelinin %1’i oranında uygulanacaktır. Her durumda kesilecek ceza tutarı sözleşme bedelinin %30’unu geçmeyecektir.

10.1.2. Yüklenicinin alıma konu hizmet kalemleri ile ilgili olarak evsafına uygun olmayan ve Kontrol Teşkilatınca yapılacak uyarıya rağmen süresi içerisinde tamamlanamayan her bir alt iş kalemini oluşturan unsurlarda tespit edilen eksiklik için sözleşme bedelinin %0,3’ü (binde üç) oranında ceza kesilecektir.

 

11.  Muayene, Kabul ve Ödemeye İlişkin Hususlar:

11.1.  Yüklenici tarafından yerine getirilecek tüm hizmetlerin muayene ve kabul işlemleri; 24968 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği ile MSY 331-3 TSK Hizmet Alımları Muayene ve Kabul İşleri Yönergesi ve Hizmet İşleri Genel Şartnamesi ilgili hükümleri çerçevesinde yerine getirilecektir.

11.2.  Kısmi kabul yapılmayacaktır.

11.3.  Fiyat farkı verilmeyecektir.

11.4.  Avans verilmeyecektir.

11.5.  Sözleşme yapılacaktır.

S. Nu

HİZMETİN CİNSİ

Hizmetin Birimi

Hizmetin Miktarı    

Hizmetin                   Süresi                       

AÇIKLAMA

1.

KONGRE MERKEZİNİN DÜZENLENMESİ

1.1.

Yönetim Destek Ekibi

 

 

 

 

 

1.1.1.

Hizmet İcrası Ana Sorumluluğu (HİAS)

Sunum

1

5

Gün

 

1.1.2.

Kongre Merkezi Hazırlama Sorumluluğu (KMHS)

Sunum

1

5

Gün

 

1.1.3.

Kongre Merkezi Toplantı Faaliyetleri İcra Sorumluluğu (TFİS)

Sunum

1

5

Gün

Bir ses, bir bilgisayar teknisyeni bu sorumluya bağlı çalışacaktır.

1.1.4.

Kongre Merkezi Tefrişat/Dekorasyon Sorumluluğu (KMDS)

Sunum

 

 

 

 

1.1.5.

İaşe Temin Sorumluluğu (İTS)

Sunum

 

 

 

 

1.1.6.

Araç Temin Sorumluluğu (ATS)

Sunum

1

5

Gün

 

1.1.7.

Toplantı Diplomasisi/Protokol Sorumluluğu (TDPS)

Sunum

1

5

Gün

 

1.1.8.

Kongre Merkezi Temizlik Sorumluluğu (KMTS)

Sunum

1

5

Gün

 

1.2.

Fotoğrafçılık Hizmeti

Sunum

1

5

Gün

Çekilen fotoğraflar kesinlikle idare onayı olmadan yayımlanmayacaktır.

1.3.

Video-Kamera Kayıt İşlemleri

Sunum

1

5

Gün

Çekilen videolar kesinlikle idare onayı olmadan yayımlanmayacaktır.

1.4.

Davetiye Zarfı

Adet

750

1

Defa

Asgari 14 cm X 20 cm olacaktır.

1.5.

Davetiye (Gala Yemeği)

Adet

250

1

Defa

Asgari 10 cm X 20 cm ebadında olacaktır.

1.6.

Davetiye (Açılış ve Kapanış Seramonisi)

Adet

500

1

Defa

Asgari 10 cm X 20 cm ebadında olacaktır. Açılış Seremonisi için 250, Kapanış Seremonisi için 250 adet basılacaktır.

1.7.

Ülke Bayrakları

Adet

6

4

Gün

Otel girişindeki bayrak direklerine asılacaktır.

1.8.

Ayaklı Yönlendirme Levhaları

Adet

20

4

Gün

Asgari 50 X 30 x 120 cm ebadında 45 derece yatay olacaktır.

1.9.

Kongre Ayaklı Program Panosu

Adet

1

4

Gün

Asgari 100 X 80 X 120 cm ebadında 45 derece yatay olacak.

1.10.

İsimlik

Adet

30

1

Defa

Asgari 9,50 cm X 22,5 cm ebadında, şeffaf mikadan olacaktır.

1.11.

Kayıt Kabul ve Danışma Masası

Adet

1

3

Gün

Asgari 300 x 80 X 70 cm ebatlarında olacaktır. Kongre ve Komite bayrakları ile giyindirilecektir.

1.11.1

Bilgisayar Destek Hizmeti

Adet

2

3

Gün

 

1.11.2.

Renkli Yazıcı Destek Hizmeti

Adet

1

3

Gün

 

1.11.3.

Tarayıcı Destek Hizmeti

Adet

1

3

Gün

 

1.11.4.

Büro tipi sandalye

Adet

2

3

Gün

 

1.11.5.

Çiçek Aranjmanı

Adet

2

3

Gün

Kırmızı Beyaz Karanfil, asgari 20 cm yüksekliğinde vazoda olacaktır.

1.12.

Kayıt Kabul ve Danışma Masası Standı arka fonunun yapımı

Adet

1

1

Defa

Kongre Afişi Dikey asgari 500 cm X 310 cm

1.13.

Çiçek Aranjmanı

Adet

50

1

Defa

Otele girişte kayıt kabul masasında karşılama esnasında bayanlara bir adet çiçek verilecektir.

1.14.

Otel ve Odaları

1.14.1.

Antalya Lara Bölgesinde, 5 yıldızlı, herşey dahil konseptinde otel

Kurum

1

5

Gün

Satın alınan tüm otelcilik hizmetleri TC Kültür ve Turizm Bakanlığı verilen işletme belgesine sahip beş yıldızlı bir otelin herşey dahil standart konseptinde olacaktır. A Grubu Seyahat Acentesi İşletme Belgesine sahip olacaktır.

Kongre hizmetlerinin sunumuna yönelik donanıma sahip olacaktır.

1.14.2.

İki Kişilik Suit Oda

Adet

8

3

Gece

Askeri Sağlık Başkanları, Eşleri ile Davet Edilecek Protokol İçin, ilk gün konaklamasında 5 çeşit mevsim meyve sepeti ve birer adet 70 cl’lik yerli marka beyaz ve kırmızı şarap bulundurulacaktır.

1.14.3.

İki Kişilik Standart Oda

Adet

12

5

Gece

Ülke Ulusal Başkan ve Sekreter VIP ve Eşleri İçin,

ilk gün konaklamasında 5 çeşit mevsim meyve sepeti ve birer adet 70 cl’lik yerli marka beyaz ve kırmızı şarap bulundurulacaktır.

1.14.4.

İki Kişilik Standart Oda

Adet

12

3

Gece

Diğer Ülke Temsilci VIP ve Eşleri İçin

1.14.5.

İki Kişilik Standart Oda

Adet

50

3

Gece

Yabancı Personel İçin

1.14.6.

Tek Kişilik Standart Oda

Adet

30

3

Gece

Yabancı Personel İçin

1.14.7.

Tek Kişilik Standart Oda

Adet

6

3

Gece

Gözlemci olarak katılacak personel için

1.14.8.

İki Kişilik Standart Oda

Adet

25

3

Gece

Türk Katılımcı Personel İçin

1.14.9.

İki Kişilik Standart Oda

Adet

7

3

Gece

Organizasyon Komitesinde ve Kongrede Mihmandar olarak Görevlendirilen Personel İçin

1.14.10.

İki Kişilik Standart Oda

Adet

3

5

Gece

Organizasyon Komitesinde Kongre Sonrası Değerlendirme Toplantısı Faaliyetlerini Yürütecek Personel İçin

1.15.

Toplantı Salonları

1.15.1.

Kongre Sözlü Sunum Odası (Ana Salon)

Adet

1

4

Gün

250 Kişi Kapasitelidir. Açılış ve Kapanış Seramonileri ile kongre sözlü sunumları bu salonda icra edilecektir.

1.15.1.1.

Masa

Adet

1

4

Gün

Asgari 600 cm X 80 cm X 70 cm ebadında olacak ve kongre, komite bayrakları ile giyindirilecektir.

1.15.1.2.

Sandalye

Adet

6

4

Gün

Büro Tipi Olacaktır.

1.15.1.3.

Delege Mikrofonu

Adet

6

4

Gün

Masa üstüne monteli olacaktır.

1.15.1.4.

Süre Ölçer

Adet

1

3

Gün

 

1.15.1.5.

Kürsü

Adet

1

4

Gün

Kürsü önünde sunumcu ismini gösteren elektronik ekranı olacaktır.

1.15.1.6.

Kürsü Bilgisayarı

Adet

1

4

Gün

Kongre faaliyetlerinde kullanılan diğer bilgisayarlar ve barkovizyon cihazıyla bağlantılı olacaktır.

1.15.1.7.

Presantition Cihazı ve pointer

Adet

1

4

Gün

 

1.15.1.8.

Barkovizyon Cihazı

Adet

1

4

Gün

 

1.15.1.9.

Sunum Perdesi

Adet

1

3

Gün

Asgari 235 cm X 310 cm ebadında olacaktır.

1.15.1.10.

Sandalye

Adet

250

3

Gün

Katılımcıların Oturması amacıyla

1.15.1.11.

Masa Giydirme

Adet

1

3

Defa

600 cm X 80 cm X 70 cm ebadındaki masaya kongre bayrağı ve komite bayrağı ile giyindirilmesi

1.15.1.12.

Kongre Bayrağı

Adet

1

4

Gün

En 100 cm X yükseklik 400 cm ebadında olacak ve sunum perdelerinin yanlarına asılacaktır.

1.15.1.13.

Komite Bayrağı

Adet

1

4

Gün

En 100 cm X yükseklik 400 cm ebadında olacak ve sunum perdelerinin yanlarına asılacaktır.

1.15.1.14.

Kongre Bayrağı

Adet

6

4

Gün

Asgari Asgari 100 cm X 150 cm ebadında ve salon duvarında asılı olacaktır.

1.15.1.15.

Komite Bayrağı

Adet

6

4

Gün

Asgari Asgari 100 cm X 150 cm ebadında ve salon duvarında asılı olacaktır.

1.15.1.15.

Konuşmacı Mikrofonu

Adet

2

4

Gün

Kablosuz olacaktır.

1.15.1.16.

Kongre ve Komite Bayrakları

Takım

2

1

Defa

6 ülke, 1 komite ve 1 kongre bayrağından olmak üzere toplam 8 bayraktan oluşan, 24 cm X 15 cm ebadında masa üzeri bayrak takımı

1.15.1.17.

Protokol Sehpası

Adet

6

4

Gün

Asgari 50 cm X 40 cm X 40 cm ebadında olacaktır.

1.15.1.18.

BATK Bayrağı

Adet

10

3

Gün

210 cm X 65 cm, üçgen kısmı 55 cm ebadında olacaktır. Otel girişinin süslenmesi amacıyla kullanılacaktır.

1.15.1.19.

BATK Komite Bayrağı

Adet

10

3

Gün

210 cm X 65 cm, üçgen kısmı 55 cm ebadında olacaktır. Otel girişinin süslenmesi amacıyla kullanılacaktır.

1.15.1.20.

Kürsü Mikrofonu

Adet

1

3

Gün

 

1.15.1.21.

Monitör

Adet

3

3

Gün

17” LCD

1.15.2.

Kongre Sözlü Sunum Odası (2 ve 3’ncü Salonlar)

Adet

2

2

Gün

60 Kişi Kapasitelidir.

1.15.2.1.

Masa

Adet

2

2

Gün

Asgari 300 cm X 80 cm  X 70 cm ebadında olacaktır.

1.15.2.2.

Sandalye

Adet

6

2

Gün

Büro Tipi Olacaktır.

1.15.2.3.

Delege Mikrofonu

Adet

6

2

Gün

Masa üstüne monteli olacaktır.

1.15.2.4.

Süre Ölçer

Adet

2

2

Gün

 

1.15.2.5.

Kürsü

Adet

2

2

Gün

Kürsü önünde sunumcu ismini gösteren elektronik ekranı olacaktır.

1.15.2.6.

Kürsü Bilgisayarı

Adet

2

2

Gün

Kongre faaliyetlerinde kullanılan diğer bilgisayarlar ve barkovizyon cihazıyla bağlantılı olacaktır.

1.15.2.7.

Presantition Cihazı ve pointer

Adet

2

2

Gün

 

1.15.2.8.

Barkovizyon Cihazı

Adet

2

2

Gün

 

1.15.2.9.

Sunum Perdesi

Adet

2

2

Gün

Asgari 235 cm X 310 cm ebadında olacaktır.

1.15.2.10.

Sandalye

Adet

120

2

Gün

Katılımcıların Oturması amacıyla

1.15.2.11.

Masa Giydirme

Adet

2

2

Defa

300 cm X 80 cm X 70 cm ebadındaki masaya kongre bayrağı ve komite bayrağı ile giyindirilmesi

1.15.2.12.

Kongre Bayrağı

Adet

2

4

Gün

En 100 cm X yükseklik 400 cm ebadında olacak ve sunum perdelerinin yanlarına asılacaktır.

1.15.2.13.

Komite Bayrağı

Adet

2

4

Gün

En 100 cm X yükseklik 400 cm ebadında olacak ve sunum perdelerinin yanlarına asılacaktır.

1.15.2.14.

 Kongre Bayrağı

Adet

12

2

Gün

Asgari Asgari 100 cm X 150 cm ebadında ve salon duvarında asılı olacaktır.

1.15.2.15.

 Komite Bayrağı

Adet

12

2

Gün

Asgari Asgari 100 cm X 150 cm ebadında ve salon duvarında asılı olacaktır.

1.15.2.16.

Kongre ve Komite Bayrakları

Takım

2

1

Defa

6 ülke, 1 komite ve 1 kongre bayrağından olmak üzere toplam 8 bayraktan oluşan, 24 cm X 15 cm ebadında masa üzeri bayrak takımı

1.15.2.17.

Konuşmacı Mikrofonu

Adet

4

2

Gün

Kablosuz olacaktır.

1.15.2.18.

Protokol Sehpası

Adet

8

2

Gün

Asgari 50 cm X 40 cm X 40 cm ebadında olacaktır.

1.15.2.19.

Kürsü Mikrofonu

Adet

2

2

Gün

 

1.15.2.20.

Monitör Destek Hizmeti

Adet

6

2

Gün

17” LCD

1.15.3.1.

Kongre Sunum Odası (Poster Sunum)

Adet

1

2

Gün

30 Kişi Kapasitelidir.

1.15.3.2.

Televizyon Destek Hizmeti

Adet

4

2

Gün

Asgari 42” ve FullHD olacaktır. Ayakları ile birlikte monte edilecektir.

1.15.3.3.

Bilgisayar Destek Hizmeti

Adet

4

2

Gün

Televizyonlara bağlanmış olacaktır.

1.15.3.4.

Kongre Bayrağı

Adet

2

2

Gün

Asgari 100 cm X 150 cm ebadında olacaktır.

1.15.3.5.

Komite Bayrağı

Adet

2

2

Gün

Asgari 100 cm X 150 cm ebadında olacaktır.

1.15.3.6.

Masa

Adet

4

2

Gün

Asgari 200 X 80 X 120 ebadında olacaktır.

1.15.4.1.

BATK Sekretarya Odası

Adet

1

5

Gün

10 Kişi Kapasitelidir.

1.15.4.2.

Masa

Adet

2

5

Gün

Asgari 200 cm X 80 cm X 70 cm ebadında olacaktır.

1.15.4.3.

Sandalye

Adet

10

5

Gün

Büro Tipi Olacaktır.

1.15.4.4.

Bilgisayar Destek Hizmeti

Adet

2

5

Gün

Masa üstüne monteli olacaktır.

1.15.4.5.

Yazıcı (Renkli) Destek Hizmeti

Adet

1

5

Gün

Lazer printer olacaktır.

1.15.4.6.

Tarayıcı Destek Hizmeti

Adet

1

5

Gün

 

1.15.4.7

Fotokopi Cihazı Destek Hizmeti

Adet

1

5

Gün

 

1.15.4.8.

Faks Cihazı Destek Hizmeti

Adet

1

5

Gün

 

1.15.4.9.

USB Çoklayıcı

Adet

2

5

Gün

 

1.15.4.10.

Kağıt kırpma makinesi

Adet

1

5

Gün

 

1.15.4.11.

Çöp Kovası

Adet

2

5

Gün

 

1.15.4.12.

Keson

Adet

2

5

Gün

Asgari 3 çekmeceli olacaktır.

1.15.4.13.

Askılık

Adet

2

5

Gün

10 elbise kapasiteli olacaktır.

1.15.5.1.

Yüklenici Çalışma Odası

Adet

1

5

Gün

5 Kişi Kapasitelidir. Söz konusu hizmet için Genel Bütçeden harcama yapılmayacak olup alım kapsamı dışında olacaktır.

1.15.5.2.

Masa

Adet

2

5

Gün

Asgari 200 cm X 80 cm X 70 cm ebadında olacaktır.

1.15.5.3.

Sandalye

Adet

5

5

Gün

Büro Tipi Olacaktır.

1.15.5.4.

Bilgisayar Destek Hizmeti

Adet

3

5

Gün

Masa üstüne monteli olacaktır.

1.15.5.5.

Yazıcı (Renkli) Destek Hizmeti

Adet

1

5

Gün

Lazer printer olacaktır.

1.15.5.6.

Tarayıcı Destek Hizmeti

Adet

1

5

Gün

 

1.15.5.7.

USB Çoklayıcı

Adet

2

3

Gün

 

1.15.5.8.

Keson

Adet

2

5

Gün

Asgari 3 çekmeceli olacaktır.

1.15.5.9.

Askılık

Adet

2

5

Gün

10 elbise kapasiteli olacaktır.

1.15.5.10.

Kırtasiye Dolabı

Adet

1

5

Gün

İçerisinde ihtiyacı karşılayacak miktarda kırtasiye sarf malzemeleri bulundurulacaktır.

1.15.5.11.

Çöp Kovası

Adet

2

3

Gün

 

1.15.6.1.

Protokol Odası

Adet

1

5

Gün

Askeri Sağlık Başkanları Toplantısı, Şilt Seramonisi ve kongre sonrası değerlendirme toplantısı bu odada icra edilecektir. 30 Kişi Kapasitelidir.

1.15.6.2.

Bilgisayar Destek Hizmeti

Adet

1

5

Gün

 

1.15.6.3.

Masa

Adet

1

5

Gün

Asgari 800 cm X 160 cm X 70 cm ebadında olup 30 kişi oturma kapasiteli olacaktır.

1.15.6.4.

Sandalye

Adet

30

5

Gün

Büro Tipi Olacaktır.

1.15.6.5.

Sandalye Giydirme

Adet

30

1

Defa

 

1.15.6.7.

Kongre ve Komite Bayrakları

Takım

1

1

Defa

6 ülke, 1 komite ve 1 kongre bayrağından olmak üzere toplam 8 bayraktan oluşan, 24 cm X 15 cm ebadında masa üzeri bayrak takımı

1.15.6.8.

Koni Bayrak ve Normal Ülke Bayrakları

Adet

6

5

Gün

6 ülkenin gönder boyu asgari 240 cm olan birer tane karton/mukavva kalıplı koni bayrağı ile birer tane normal ülke bayrakları bulunacaktır.

1.15.6.9.

Televizyon Destek Hizmeti

Adet

1

5

Gün

Asgari 42” olacaktır.

1.15.6.10.

Çiçek Aranjmanı

Adet

3

2

Defa

Kırmızı Beyaz Karanfil Kristalize Vazo içerisinde olacaktır.

1.15.6.11.

Projeksiyon Cihazı

Adet

1

5

Gün

Yedek

2.

Ulaşım Hizmetleri

2.1.

VIP Araç

Adet

7

4

Gün

Askeri Sağlık Başkanları ve Davet Edilecek Protokol için

2.2.

Minibüs

Adet

6

4

Gün

Asgari 15 kişilik olacaktır. 

2.3.

Minibüs

Adet

2

2

Gün

Asgari 15 kişilik olacaktır. 

2.4.

Otobüs

Adet

4

1

Gün

Asgari 48 kişilik olacaktır.

3.

Yemek, İkram, Tanıtım ve Kültür Gezisi Hizmetleri

3.1.

Hoşgeldiniz Resepsiyonu

Fuaye

1

1

Defa

 

3.1.1.

5’er kişilik kokteyl masası

Adet

54

1

Gün

 

3.1.2.

Masa giydirme

Adet

54

1

Defa

 

3.2.

Yemek Salonu (VIP Akşam Yemeği İçin)

Salon

1

1

Gün

 

3.2.1.

Masa ve sandalye giydirme

Adet

80

1

Defa

 

3.3.

Gala Yemeği (13 Mayıs 2018)

Salon

1

1

Gün

 

3.3.1.

Yemek Salonu

Adet

1

1

Gün

 

3.3.2.

Müzik organizasyonu için ses ve ışık sistemi

Defa

1

1

Gün

 

3.3.3.

LED Ekranda tanıtım gösterimi (Yemek müziği esnasında)

Defa

1

1

Gün

 

3.3.4.

Masa ve sandalye giydirme

Adet

270

1

Defa

 

3.4.

VIP Akşam Yemeği (15 Mayıs 2018)

Salon

1

1

Gün

 

3.4.1.

Yemek Salonu

Adet

1

1

Gün

 

3.4.2.

Masa ve sandalye giydirme

Adet

24

1

Defa

 

3.5.

VIP ve Eşlerinin Şilt Seramonisi (12 Mayıs 2018)

Salon

1

1

Gün

Protokol Toplantı Odasında İcra edilecektir.

3.6.

Toplantı Arası ve Protokol Odası İkramları

Sunum

6

1

Gün

Toplantılar esnasında ve Bilimsel Faaliyetler arasında yapılacak ikramlar.